LEI Nº 2.317, DE 8 DE SETEMBRO DE 1977

Projeto de Lei nº 062/77

Dispõe sobre a reorganização do Arquivo Municipal e da outras providências.

O PREFEITO MUNICIPAL DE MOGI DAS CRUZES,

FAÇO SABER QUE A CÂMARA MUNICIPAL DECRETA E EU PROMULGO A SEGUINTE LEI:

CAPITULO I

DA ESTRUTURA

Art. 1º A atual Secção de Arquivo da Municipalidade fica transformada em Arquivo Municipal, subordinado a Coordenadoria de Educação e Cultura, passando a ter a seguinte organização:

1. Diretora do Departamento; (Revogado pela Lei nº 2.534 de 1980)

2. Secção Administrativa; (Revogado pela Lei nº 2.534 de 1980)

3. Secção Histórica; (Revogado pela Lei nº 2.534 de 1980)

4. Laboratório Fotográfico.

Art. 2º O Quadro do Pessoal do Arquivo Municipal fica constituído dos cargos e funções abaixo discriminados

1 (um) cargo de Diretor, nível “23”, isolado e de provimento em comissão, com os vencimentos mensais fixados em Cr$ 10.000,00 (dez mil cruzeiros); (Revogado pela Lei nº 2.534 de 1980)

1 (uma) função de Chefe de Secção Administrativa, mediante admissão sob o regime da C.L.T., com remuneração mensal fixada em Cr$ 6.000,00 (seis mil cruzeiros); (Revogado pela Lei nº 2.534 de 1980)

1 (uma) função de Chefe da Secção Histórica, mediante admissão sob regime da C.L.T., com a remuneração mensal fixada em Cr$ 6.000,00 (seis mil cruzeiros); (Revogado pela Lei nº 2.534 de 1980)

1 (uma) função de Encarregado do Laboratório Fotográfico, mediante admissão sob regime de C.L.T., com a remuneração mensal fixada em Cr$ 6.000,00 (seis mil cruzeiros);

3 (três) funções de Escriturário, mediante admissão sob o regime a C.L.T., com a remuneração mensal fixada em Cr$ 3.000,00 (três mil cruzeiros) para cada função;

1(uma) função de Auxiliar de Laboratório, mediante admissão sob o regime da C.L.T., e com a remuneração mensal fixada em Cr$ 3.000,00 (três mil cruzeiros). (Revogado pela Lei nº 2.534 de 1980)

CAPÍTULO II

DOS FINS E OBJETIVOS

Art. 3º O arquivo Municipal tem por finalidade:

I- centralizar o acervo de todos os arquivos das diversas repartições municipais;

II- guardar e conservar os documentos históricos e todos os processos, documentos, livros públicos ou particulares, de qualquer natureza, que possam aproveitar a História de Mogi das Cruzes, de São Paulo e do Brasil;

III- ler e interpretar os documentos antigos arquivados;

IV- guardar e conservar os documentos que tenham pertencido a repartições extintas;

V- manter em sua Biblioteca os livros de História especializada de Mogi das Cruzes e de outros Municípios de São Paulo e do Brasil, além de “Diário Oficial do Estado” e de coleções dos principais jornais do Estado;

VI- manter em seus arquivos as Portarias Leis e Decretos da Prefeitura de Mogi das Cruzes;

VII- arquivar, também, todos os documentos que se relacionem com as finalidades do Departamento de Arquivo do Estado e que possam aproveitar à sua organização e aos seus serviços;

VIII- arquivar quaisquer outros documentos, livros, processos ou papéis, quando por determinação expressa do Prefeito Municipal;

IX- manter intercâmbio cultural com outras instituições do Estado, dos Pais e do Exterior para fins:

1. de unidade de métodos de classificação, catalogação e conservação de documentos;

2. de intercâmbio de publicações e de informações de caráter histórico;

X- manter serviços de consultas, facilitando aos consulentes a obtenção de informações;

XI- promover a difusão, por meio de exposições ou publicações, do seu acervo histórico;

XII- microfilmar ou xerocopiar os documentos julgados passiveis de perecimento ou de grande raridade, mantendo arquivo especial para esse fim;

XIII- organizar um arquivo para fotografias de Mogi antigo;

XIV- manter serviço permanente de desinfecção, seleção, conservação e restauração de documentos;

XV- proceder, sempre que possível , a estudos históricos sobre o Município, tornando públicas as descobertas mais interessantes;

XVI- desenvolver o respeito e o amor ao passado através da conservação racional e científica das fontes e através de palestras, conferências e cursos;

XVII- colocar à disposição das autoridades federais, estaduais e municipais, sempre que fizer necessário, os documentos que se achem sob sua custódia;

XVIII- restaurar os documentos que se encontram em precárias condições de conservação;

XIX- selecionar, sempre que for solicitado, a documentação pública e particular, que deverá ser conservada;

XX- fazer acordos com colecionadores, instituições , ou qualquer pessoa que mantenham documentos histórico, para que coloquem essa documentação sob a custódia do arquivo;

XXI- entrar em contato com outro Arquivo Públicos para conseguir cópias ou microfilmes de documentação referente à Mogi das Cruzes;

XXII- colaborar com as Intuições de Ensino Superior do Município, e com as de outras localidades para incentivo à pesquisa história;

XXIII- assessorar as autoridades e particulares na busca e investigação de fatos passados de interesse público;

XXIV- orientar os funcionário públicos e particulares sobre a manutenção e conservação de arquivos;

XXV- reunir todas as informações sobre o Município de Mogi das Cruzes;

XXVI- manter sob custódia a documentação pertencente aos cartórios e demais repartições publicas federais e estaduais;

§ 1º Serão firmados Convênios com as autoridades judiciárias para conservação desses documentos.

CAPÍTULO III

DA COMPETÊNCIA

Art. 4º A Diretoria do Arquivo Municipal incumbe dirigir, inspecionar, coordenar e distribuir, supervisionando-os todos os serviços da Repartição observados as normas legais em vigor.

Art. 5º A Secção Administrativa incumbe:

I- receber e protocolar todos os papéis, processos ou documentos que entrarem no arquivo;

II- providenciar o conserto, limpeza e conservação dos móveis, máquinas e aparelhos da Secção;

III- manter rigorosamente em dia os serviços de escrituração do patrimônio do Arquivo, conservando o material permanente registrado e numerado;

IV- centralizar o acervo dos arquivos de processos administrativos vindos das diversas Coordenadorias Municipais;

V- conferir os documentos enviados para arquivamento;

VI- tombar, classificar, catalogar e arquivar toda a documentação proveniente das diversas Coordenadorias Municipais, de modo a facilitar a pesquisa;

VII- dar buscar em processos e documentos, quando requeridas e deferida pelo Diretor;

VIII- emitir certidões, atestados ou cópias do teor de qualquer documento sob sua guarda, quando requeridos e deferidos pelo Diretor e autorizados pelo Prefeito Municipal;

IX- desentranhar documentos dos processos, mediante requerimento do interessado e autorização do Diretor;

X- dar vista de processos, mediante requerimento do interessado, autorização do Diretor e do Coordenador de Educação e Cultura;

XI- selecionar os documentos que devam ser conservados ou incinerados;

XII- apresentar relatório anual de sua atividades e planos de trabalho para o ano seguinte;

XIII- arquivar devidamente classificados e catalogados, os documentos dos registros civil e de Imóvel do Estado, conforme o estipulado no art. 1º, item XXVI, desta lei;

XIV- preservar essa documentação, mantendo-a desinfetada convenientemente;

XV- arquivar os livros, processos, documentos e papéis que tenham pertencido a repartições extintas, devidamente classificados e catalogados;

Art. 6º A Secção Histórica incumbe:

I- tombar, classificar, catalogar, e arquivar toda a documentação de caráter histórico entregue a sua guarda, bem como processos, livros ou papéis, públicos ou particulares, de qualquer natureza, que possam aproveitar a História de Mogi das Cruzes e do Estado e imprimir-lhes o carimbo de posse;

II- ler e interpretar os documentos sob sua guarda;

III- manter essa documentação cuidadosamente conservada mediante desinfecção permanente;

IV- manter serviço de restauração de documentos antigos;

V- manter serviço de consultas, facilitando ao público por todos os meios, a obtenção das informações solicitadas;

VI- franquear ao público a sala de Consultas, diariamente, no horário normal do Arquivo, mantendo para isso permanente fiscalização;

VII- organizar estatística diária de consulentes e consultas, e, cumulativamente, mensal e anual;

VIII- dar buscas, quando requeridas e despachadas pelo Diretor;

IX- emitir certidões, atestados ou cópias do teor de qualquer documento sob sua guarda, quando requeridos e despachados pelo Diretor;

X- Selecionar os documentos de valor e julgados passíveis de perecimento, a fim de serem retirados da consulta Pública e fotografados ou microfilmados, quando possível;

XI- selecionar, mediante aprovação do Diretor, os documentos que devam ser conservados ou incinerados;

XII- todos os documentos e papéis pertencentes a particulares, instituições religiosas ou leigas, outras municipalidades e sociedades, colocados ob a guarda e conservação do Arquivo deverão ser rigidamente protegidos e, quando possível mediante autorização do proprietários, deverão ser microfilmados ou xerocopiados;

XIII- promover exposições de documentos interessantes sobre a História do Município;

XIV- proceder a estudos de caráter histórico, baseados na documentação do Arquivo;

XV- organizar e ter sempre em dia, catálogos do acervo existente na Secção;

XVI- manter sob a responsabilidade a Biblioteca Histórica;

XVII- apresentar relatório anual de suas atividades e plano de trabalho para o exercício seguinte;

Art. 7º Todos os documentos, processos papéis e livros quer manuscrito, quer impressos, devem ser devidamente tombados, imprimindo-se-lhes antes o carimbo de posse e só serão arquivados depois do respectivo lançamento, declarando-se a data de entrada, a sua procedência, o seus valor e outros dados julgados necessários;

Art. 8º Depois de tombados serão classificados e catalogados pelos processos mais eficientes, a critério do Diretor do Arquivo, para maior facilidade da consulta pública;

Art. 9º Os documentos, processos e livros recolhidos ao Arquivo Municipal, só poderão ser retirados quando requisitados por órgão da Administração Pública Municipal;

Art. 10. Nenhum documento do Arquivo Municipal será divulgado sem autorização expressa do Diretor;

Art. 11. A consulta de documentos, na Secção Histórica, sempre a visa de funcionário, será feita mediante requisição do interessado, bem como especificada, para que lhe sejam apresentados somente os documentos pedidos;

Art. 12. O Consulente deve, obrigatoriamente, entregar ao Chefe da Secção um exemplar da matéria que copiar, devendo, no caso de pretender aproveitá-la para publicação de artigo ou livro, solicitar autorização do Diretor, comprometendo-se, ainda, a enviar, no mínimo, cinco exemplares de publicação, depois de dada a lume, ao Arquivo Municipal;

Art. 13. Certidões, cópias, atestados, xerocópias, microfilmes, só serão fornecidos mediante requerimento ao Diretor;

Art. 14. É expressamente proibido fazer anotações ou decalques nos documentos, salvo a anotação de sua classificação, em carimbo próprio do Arquivo;

Art. 15. A critério da direção, os documento julgados precioso ou cujo estado de conservação não permite o manuseio constante, podem ser retirados da consulta pública. Se necessário e, quando possível, xerocópia, serão tiradas e colocadas à disposição dos consulentes;

Art. 16. Sempre que necessário, o Diretor, os Chefes de Secção e funcionários designados pelo primeiro procederão à seleção dos documentos que devem ser conservados ou destruídos;

§ 1º Todos os documentos considerados imprestáveis serão obrigatoriamente incinerados;

§ 2º Das resoluções tomadas a respeito será lavrada ata em livro próprio, onde serão relacionados os documentos incinerados;

§ 3º Nenhum documento será destruído antes de passado cinco anos, contados da data de sua entrada no Arquivo;

Art. 17. Haverá no Arquivo lugar destinado à guarda e conservação de papéis e documentos de evidente interesse público, pertencentes a particularidades, instituições religiosas ou leigas, outras municipalidades e sociedades, que lhe sejam confiados.

CAPITULO IV

DO LABORATÓRIO FOTOGRAFICO

Art. 18. Ao Laboratório Fotográfico compete:

I- microfilmar toda a documentação cujos originais possam ser descartados;

II- microfilmar os documentos passivei de perecimento, ou de grande raridade, mantendo arquivo especial para esse fim;

III- microfilmar documentos destinados a intercâmbio com outras instituições;

VI- apresentar relatório anual de suas atividades e plano de trabalho para o exercício seguinte;

Art. 19. O laboratório poderá microfilmar documentos para terceiros mediante pagamento;

Parágrafo único. Os serviços de microfilmagens para terceiros serão regulamentados por Decreto Municipal;

CAPÍTULO V

DAS ATRIBUIÇÕES DO PESSOAL

Art. 20. Ao Diretor do Arquivo Municipal compete:

I- dirigir, inspecionar, coordenar e distribuir, supervisionando-os todos os serviços do Arquivo;

II- dirigir os serviços de seleção de documentos que devam ser conservados ou incinerados, de acordo com o artigo 15 desta lei;

III- fixar as normas para o bom andamento do trabalho das Secções;

IV- apresentar relatório anual das atividades do Departamento e o plano de trabalho para o exercício seguinte;

V- encerrar, diariamente o Livro de Ponto;

VI- tomar as providências necessária para a guarda e conservação dos livros, documentos, processos e papéis arquivados;

VII- manter intercâmbio cultural com instituições congêneres do Estado, do País e do Exterior, sempre de acordo com o Coordenador de Educação e Cultura;

VIII- despachar e informar os processos entrados no Arquivo;

IX- incrementar por todos os meios ao seus alcance, o interesse pelo estudo da História do Município, do Estado e do País;

X- o Prefeito Municipal ou o Coordenador aprovando, o Diretor poderá autorizar a entrega de documentos ou processos, sob a guarda do Arquivo, requisitados, tomando as medidas acauteladoras necessárias;

XI- autorizar, depois de aprovada pelo Coordenador, a cópia de documentos e papéis por parte dos consulentes;

XII- determinar que sejam retirados da consulta pública os documentos julgados preciosos ou cujo estado de conservação não permita o manuseio constante;

XIII- dirigir, em conjunto com o Coordenador, a seleção dos documentos que devem ser conservados ou incinerados, de acordo com o artigo 15 desta lei;

XIV- determinar, em entendimento com o Coordenador, as necessárias ressalvas quando ocorrer o disposto no artigo 16, desta lei;

XV- supervisionar a centralização do acervo dos arquivos de processos administrativo das diversas Coordenadoria Municipais;

XVI- determinar a buscas necessárias para a informação de processos;

XVII- verificar e visar o levantamento patrimonial do Arquivo anualmente, remetendo-o à Secção do Patrimônio;

XVIII- determinar, juntamente com o Coordenador de Educação e Cultura, quando e quais documentos devam ser microfilmados;

XIX- propor ao Coordenador de Educação e Cultura as providências administrativas que, sendo necessárias ao bom funcionamento do Arquivo, não estejam em sua alçada;

XX- abrir, encerrar e rubricar os livros do Arquivo;

XXI- fazer a folha de freqüência para ser enviada ao Departamento De Pessoal;

XXII- promover, dentro de sua competência, a apuração imediata de quaisquer irregularidades nos serviços do arquivo;

XXIII- resolver, em conjunto com o Coordenador, os casos omissos na presente lei e não previstos nos regulamentos gerais em vigor;

XXIV- Determinar e fiscalizar a fiel execução desta lei.

Art. 21. A cada um do Chefe de Secção, responsáveis diretos pelos serviços a cargo das respectivas secções, compete:

I- dar cumprimento aos despacho, ordens e recomendações da Diretoria;

II- ter em dia os serviços da Secção, respondendo pela sua regularidade;

III- propor a adoação de medida tendentes a melhorar o serviços da secção;

IV- solicitar Diretor a providências que, sendo necessárias a boa marcha e eficiência dos serviços da Secção, não estejam em sua alçada;

V- apresentar anualmente ao Diretor o relatório das atividades da Secção, bem como o plano de trabalho para o exercício seguinte;

VI- conferir e assinar a certidões e atestados passados pela Secção, bem como as informações solicitadas em processos ou por outros meios;

VII- manter-se em dia com os progressos;

VIII- manter estreita colaboração com as demais secções e serviços;

IX- despachar papéis cuja solução lhes caiba e opinar naqueles que dependam de despacho de autoridade superior;

X- distribuir os funcionários da Secção visando maior eficiência dos serviço;

XI- manter em dia com as Leis, Decretos, Portaria e Atos da Administração Municipal;

XII- tomar a si os trabalhos de maior importância ou que exijam sigilo;

XIII- não permitir que os funcionários tratem de assuntos estranhos ao serviço durante o expediente;

Art. 22. Aos Chefes de Secção incumbe especificamente:

I- ao Chefe da Secção Administrativa o fiel cumprimento das atribuições determinadas no artigo 4º desta lei;

II- ao Chefe da Secção Histórica o fiel cumprimento das atribuições determinadas no artigo 5º desta lei;

Art. 23. Ao Encarregado do Laboratório Fotográfico incumbe:

I- manter todos os aparelhos do Laboratório em perfeito funcionamento;

II- fotografar ou microfilmar os documentos, livros e papéis que lhe sejam determinados pelo Diretor do Arquivo;

III- comunicar, imediatamente todo e qualquer problema com os aparelhos sob sua responsabilidade;

IV- manter-se em dia com os progressos técnicos relativos à sua especialidade e incentivar o aperfeiçoamento técnico dos funcionários sob sua chefia;

V- apresentar relatório anual de suas atividades e plano de trabalho para o exercício seguinte.

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 24. O Arquivo Municipal poderá manter uma biblioteca especializada obre História de Mogi das Cruzes, do Estado de São Paulo e do Brasil. Essa Biblioteca ficará subordinada à Secção Histórica do Arquivo;

§ 1º O acervo da Biblioteca Histórica será formado com livro, revistas especializadas, revistas e jornais publicados em Mogi das Cruzes e no Estado;

§ 2º Caberá ao Chefe da Secção Histórica solicitar ao Diretor a aquisição desses livros, revistas e jornais, ou pedir diretamente a doação;

§ 3º Em caso de doação, o Chefe da Secção Histórica deverá comunicar e solicitar ao Coordenador de Educação e Cultura, o agradecimento formal, através de ofício, ao doador;

§ 4º Todo o acervo deverá ser classificado e catalogado;

§ 5º A Biblioteca Histórica deverá ser franqueada ao público, guardadas todas as exigências e precauções determinadas para consulta e documentos históricos;

§ 6º A Biblioteca Histórica poderá, também manter serviços de Mapoteca, devidamente classificado e catalogado.

Art. 25. O horário, os direitos, os deveres e as responsabilidades dos funcionários do Arquivo, bem como as penalidades pela faltas que cometerem, ao os mesmos dos demais funcionários da Prefeitura Municipal, determinados pela legislação vigente;

Art. 26. É terminantemente proibido a qualquer funcionário usar informações colhidas no Arquivo para fins particulares ou quaisquer outros não indicados nesta lei;

Art. 27. Toda e qualquer vista de processo será autorizada pelo Diretor ou autoridade a ele superior, sempre mediante requerimento;

Art. 28. Os casos omissos na presente  Lei e as dúvidas suscitadas na execução serão resolvidos pelo Coordenador de Educação e Cultura;

Art. 29. Para cobertura das despesas decorrentes da execução da presente lei, fica o Poder Executivo autorizado a abrir, na Coordenadoria de Administração Financeira à Coordenadoria de Educação e Cultura, um crédito especial no valor de Cr$ 820.952, 25 (oitocentos e vinte mil, novecentos e cinqüenta e dois cruzeiros e vinte e cinco centavos), cobertos com recursos provenientes de dotações constantes do orçamento vigente, classificados, como segue:

Art. 30. Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Prefeitura Municipal de Mogi das Cruzes, em 8 de Setembro de 1977, 417º da Fundação da Cidade de Mogi das Cruzes.

WALDEMAR COSTA FILHO

Prefeito Municipal

SYLVIO DA SILVA PIRES

Coordenador de Administração

Registrada na Coordenadoria de Administração - Departamento de Administração, e publicada no Quadro de Editais da Portaria Municipal, em 8 de Setembro de 1977.

JOÃO JOSÉ DE SIQUEIRA

Diretor Departamento de Administração

Este texto não substitui o publicado e arquivado pela Câmara Municipal.